Google Workspace: ¿Qué es y cómo funciona?

Google Workspace

La anterior G Suite desaparece y llega repotenciada y con nuevo nombre Google Workspace. Esta novedosa herramienta mezcla todas las aplicaciones que ofrecen productividad dentro de Google. Entre ellas tenemos a Calendar, Drive, Gmail y Meet.

La finalidad de esta herramienta es juntar plataformas de correo, chat, video, tareas, y archivos. El único detalle y que fue anunciado por la misma compañìa, es que solo está disponible bajo modalidad de pago.

Se espera que Google Workspace sirva para que los usuarios puedan con su ayuda organizar eventos, administrar presupuestos, y mucho más.

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace es un grupo de aplicaciones con almacenamiento en la nube que sirven para incrementar y optimizar la operatividad de tu empresa, sin importar si los trabajadores de la misma trabajan de manera presencial o remota.

¿Por qué tu compañìa debería usar Google WorkSpace?

En principio Google Workspace ayudará a que la empresa se torne más productiva, y esta herramienta reune una serie de soluciones que pone a disposición de sus clientes y que son accesibles desde cualquier equipo. Además, los trabajadores de la compañía tendrán la posibilidad de trabajar de manera concurrente en el mismo documento.

Por otra parte, Google Workspace ofrece herramientas muy intuitivas y fáciles de manejar. De hecho, fueron desarrolladas con la intención de que los usuarios no pierdan tiempo y buscando que el aprendizaje sea lo menos complejo posible.

En cuanto a la compatibilidad, se puede trabajar usando cualquier dispositivo, ya sea que tengas o no conexión a Internet. ¿Te preguntarás como es esto posible? Afortunadamente puedes descargar los documentes que necesites si así lo quieres.

El diseño de la arquitectura está completamente Cloud y para diferentes equipos.

En cuanto a la seguridad de los datos, Google busca protegerlos de la mejor manera. Para ello se somete a auditorías y exponiendose a altos estándares de seguridad en el área.

También economizamos al adquirir en equipamiento local. Absolutamente todo se almacenará en la nube, lo que tendrá un valor por debajo al mantenimiento on-premise.

¿Qué se espera de Google Workspace?

Próximamente los usuarios de Google Workspace tendrán la facultad de estructurar y ayudar en un documento mientras trabajas enviando chats, y también podrás compartir contenidos.

Con Google Workspace al usar el “@” para hacer referencia a una persona, el sistema te presentará su información de contacto, te planteará el contexto y te mostrará algunas acciones que el sistema cree deberías realizar, como por ejemplo,, agregar a la lista de contactos o remitirle un email.

Google también ha informado que en algunos meses incluirá la función “picture in picture” que usa Meet, de manera que las personas tengan la posibilidad de visualizar y escuchar a otros con los que laboren, así sea a distancia.

En cuanto a los usuarios que pertenecen al ámbito educativo tendrán la oportunidad de usar las herramientas mediante G Suite for Education, la cual cuenta con otras aplicaciones, tales como, Assignments, Calendar, Classroom, Drive, Gmail,

Se aclaró que los clientes del sector educativo podrán seguir accediendo a las herramientas a través de G Suite for Education, que incluye Classroom, Assignments, Gmail, Calendar, Documentos, Drive, Hojas de cálculo, Meet y Presentaciones.

Por otro lado, G Suite para ONG’s mantendrá sus servicios para aquellas organizaciones que Google considere cumplen con ciertos requerimientos.

Otro detalle que veremos más adelante es el cambio de logos de Calendar, Drive, Gmail, Hojas de cálculo, Meet y Presentaciones.

Hoy día Google Workspace posee más de 2 mil millones de usuarios en todo el mundo, y probablemente continué creciendo, tomando en cuenta que gran parte de la fuera laboral desean trabajar la mayor parte del tiempo de manera remota. Además del hecho de que el ahorro de tiempo al año al usar Google Workspace es considerable.

Herramientas de Google Workspace

Google Workspace tiene como objetivo cuatro cosas en partìcular, Comunicación, Acceso y Almacenamiento, Creación y Colaboración, Gestión de la Consola Administrativa.

Herramientas de Comunicación de Google Workspace

Entre las aplicaciones orientadas a que los usuarios mantengan contacto están Gmail,

Google Meet, Calendar, Google Chat y Google Voice.

Gmail

Este es un servicio de correo con acceso en cualquier instante. Ofrece almacenamiento a partir de 30 GB, un poderoso filtrado de correo no desoado (spam), permite la interacción con Outlook y BlackBerry. Además cuenta con chat tanto de voz como de video. Puede sincronizarse con distintas plataformas como Android, BlackBerry, iPhone y Windows Mobile.

Google Meet

Con esta aplicación es posible realizar videoconferencias desde tu ordenador, tablet o móvil. Google Meet te permite comunicarte en video con hasta 25 contactos localizados en distintas partes del globo al mismo tiempo. También puedes enviar o recibir documentos de manera que puedes trabajar con tus compañeros en tiiempo real.

Calendar

Con esta aplicación los trabajadores de una empresa o institución pueden prestarse ayuda mutuamente de una manera eficiente, disminuyendo los gastos que conllevan las tecnologías de información. Con Calendar puedes establecer reuniones y verificar que los usuarios convocados puedan asistir. Además esta aplicación se integra muy bien con Gmail y puede accederse a través de diferentes dispositivos. También podrás publicar eventos que tengan lugar fuera de la empresa usando la galería de Google Calendar o introduciendolos en sitios web.

Google Chat

Con Google Chat los equipos de trabajo pueden interactuar de manera sencilla y eficiente. Podrás enviar mensajes directos o mantener conversaciones entre varias personas e incluso usar salas virtuales con la finalidad de almacenar proyectos.

Google Voice

Con esta herramienta puedes gestionar números de teléfono de compañías sin importar que dispositivos se usen. Entre sus propiedades resaltan la identificación de llamadas, grabación de llamadas, la transcripción de correos de voz, y otros servicios. Para esto apoyandose en Google Cloud.

Herramientas de Acceso y Almacenamiento de Google Workspace

En este apartado describiremos las aplicaciones de Google Workspace que facilitan la búsqueda y el almacenamiento, como Drive y Cloud Search.

Drive

Con esta aplicación podrás guardar, sincronizar, enviar y recibir tus archivos de una forma simple y centralizada, de manera que siempre estarán al alcance de un clic. Drive proporciona distintas modalidades de almacenamiento: 30 GB de en la versión predeterminada e ilimitado al usar Google Workspace Business. Además es posible visualizar más de 40 formatos de archivos distintos sin requerir de un software específico.

Cloud Search

Con Cloud Search podrás obtener información sobre tu compañía mediante una eficaz búsqueda. Esta herramienta te permite buscar dentro de aplicaciones como Calendar, Documentos, Drive, Gmail, Hojas de Cálculo, Presentaciones, y otras tantas para al final ofrecerte sugerencias sobre acciones en las que debes incluirlas.

Herramientas de Creación y Colaboración de Google Workspace

Si lo que necesitas es crear y compartir información, Google Workspace cuenta con Documentos, Formularios, Google AppSheet, Hojas de Cálculo, Presentaciones y Sites.

Documentos

Con esta aplicación los usuarios pueden editar documentos todos al mismo tiempo y siempre contar con la versión más nueva. Además, es posible acceder al documento desde distintos dispositivos, cuando y desde donde lo desees. De hecho puedes realizar cambios sin necesidad de tener conexión a Internet.

Puedes ejecutarla desde cualquier sistema operativo, y tiene compatibilidad con formatos convencionales como .doc.

Formularios

Con estos Formularios podrás elaborar encuestas para obtener información importante sobre los clientes y trabajadores de tu empresa. Además puedes agregar videos e imágenes para que los Formularios cuente con un bonito estilo. Las respuestas se reciben automáticamente y en el momento en que son contestadas. Al tener los datos es posible realizar un análisis para convertirlos en información que pueda ser de utilidad y que pueda ser tratada desde otras aplicaciones, como las Hojas de Cálculo.

Hojas de Cálculo

Al igual que Documentos puedes crear y editar hojas de cálculo muy facilmente con tan solo usar un navegador. Con esta aplicación puedes crear listas de actividades, generar gráficos, construir tablas dinámicas, resolver ecuaciones, filtrar datos, y aplicar muchas otras funciones. Con Hojas de Cálculo podrás organizar y estudiar los datos de una manera sencilla, además podrás importar o exportar datos. Puedes acceder a esta aplicación desde cualquier móvil u ordenador.

Presentaciones

Esta aplicación te permite elaborar y modificar presentaciones dentro del navegador. Diferentes usuarios pueden acceder y editar de manera simultanea, además de tener la oportunidad de chatear y dejar notificaciones. Todos los que accedan tendrá la oportunidad de visualizar siempre la última versión. Aunque tendrán la opción de recuperar versiones previas.

Para que aquellos con quien se comparte la presentación puedan editar, tendrán que contar con la permisología requerida para ello, otorgada por el propietario de la presentación.

Sites

Con esta herramienta podrás diseñar y crear fácilmente sitios web confiables para ser usados en intranets. Lo ventajoso es que no requieres tener noción sobre HTML o cualquier otro lenguaje de programación.

Google AppSheet

Esta es una herramienta fabulosa que te permite desarrollar aplicaciones tanto web como móviles sin tener que programar. Esta aplicación se basa en el uso de plantillas, el modelado a través de declaraciones y en el diseño de una Interfaz de usuario (UI, por sus siglas en inglés) con la que solo necesitarás arrastrar y soltar.

Herramientas Workspace para la Gestión de la Consola Administrativa.

La Consola de Administración y Vaut son las dos aplicaciones que ofrece Google Workspace para el manejo de tus herramientas empresariales.

Consola de Administración

Esta aplicación nos permite administrar de forma fácil Google Workspace dentro de tu compañía. Con ella puedes agregar usuarios, gestioar equipos y realizar ajustes para proteger los datos.

Es posible valerse de los dispositivos móviles tanto iOS como Android para repartir las aplicaciones entre los distintos usuarios que ustedes quieran, siempre al pendiente de la seguridad de todo.

Con Consola de Administración se puede verificar en que se utilizan las aplicaciones, gestionar los ajustes de seguridad, bloquear los equipos y borrar datos a distancia.

VAULT

Con Vault puedes mantener los mensajes ya sea en el correo Gmail o en los chats de tus trabajadores indefinidamente. De esta manera podŕa apegarse a las leyes como a las obligaciones de conservación.

Por otro lado, puedes realizar auditorías del comportamiento de los usuarios o ingresar a los archivos de tu empresa almacenados en Drive.

Planes de pago

Google Workspace ofrece 4 planes de pago, Business Starter, Business Standard, Business Plus y Enterprise.

Business Starter

Este plan tiene un coste por usuario de 5,2 € mensuales. Entre sus servicios están el uso del correo electrónico para empresas mediante Gmail, la protección contra correo no deseado, así como el antiphishing. Están disponibles las videoconferencias y llamadas de voz agrupando para ello hasta unos 100 personas que competirán.

También podrás usar calendarios que compartir. También brinda interoperatividad con el Chat, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Sites, Keep y otros. proporciona 30 GB de almacenamiento en la nube. Los usuarios tendrán sistencia estándar.

Business Standard

Por Business Standar cada usuario debe pagar 10,4€ por mes. Incluye todos los servicios de Business Starter, así como las siguientes utilidades:

Llamadas de voz.

Videoconferencias con más de 150 contactos.

Grabación de reuniones.

Almacenamiento en la nube, específicamente en Drive de 2 TB.

Ciertas funcionalidades de Meet.

Habilitación y deshabilitación del historial de las conversaciones.

Búsqueda inteligente usando Google Search para datos propios.

Asistencia estándar (con la posibilidad de contratar asistencia mejorada).

Business Plus

El precio de Business Plus es de 15,6 € mensuales por cada usuario. Este plan tiene todo lo que brinda el plan Business Standard más: correo con descubrimiento electrónico, así como conservación de datos; Capacidad de 5 TB de almacenamiento; reuniones de Meet con un máximo de 250 participantes (incluye registro de asistencia); Google Search tanto para búsqueda de nuestros datos como de terceros; Controles para la protección y gestión de datos, entre ellos la gestión avanzada de puntos de conexión y Vault.

Enterprise

El precio no ha sido publicado, se debe contactar a la empresa para contratar el servicio. Este plan contiene todo lo que ofrece Business Plus, así como correo encriptado con S/MIME, disminución de ruido y transmisión en tiempo real de reuniones de Meet, Capacidad ilimitada de almacenamiento en Drive, Controles de seguridad, y administración como DLP, Vault, DLP, administración empresarial de puntos de conexión y regiones de datos, elaboración de aplicaciones sin tener que códificar usando AppSheet. Cuenta con Asistencia Premium.

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