Cómo acelerar el trabajo en tu Mac con automatización básica

AppleInsider cuenta con el respaldo de su audiencia y, como Asociado y Afiliado de Amazon, puede ganar comisiones en compras calificadas. Estas asociaciones de afiliados no afectan nuestro contenido editorial. Su Mac pasa la mayor parte de su tiempo esperando su entrada. En lugar de buscar archivos y abrir aplicaciones, use la automatización para hacer que funcione más mientras se concentra en su trabajo. Es al menos muy probable que abras los mismos documentos una y otra vez en tu trabajo. Si ese es el caso, al menos es bastante seguro que está abriendo las mismas carpetas. Y sin duda usas las mismas aplicaciones una y otra vez. No es que hacer clic en su Dock sea una tarea, ni que abrir una carpeta en Finder sea exactamente difícil. Pero tu Mac puede tener todo esto listo automáticamente para ti, abrirlo e iniciarlo, y simplemente esperarte. Cada vez que tu Mac puede hacer algo por ti, significa una distracción menos de tu trabajo. Y cada vez que necesite hacer lo mismo más de una vez, es probable que su Mac pueda hacerlo en su lugar. A veces eso significa usar solo las herramientas más básicas que vienen con cada Mac. A veces también significa aprender las aplicaciones de automatización dedicadas de Apple. Y si se ha comprometido con él, si ha visto y sentido los beneficios de que la Mac haga las partes tediosas de su día laboral, está enganchado. Luego obtiene aplicaciones de terceros para obtener más y más de esa automatización.

Directamente fuera de la caja

Simplemente comience abriendo la Mac con todas las aplicaciones que usa todos los días. Para hacerlo, abra la sección Elementos de inicio de sesión de Mac, aunque la forma exacta de hacerlo varía.

1. Preferencias del sistema abierto
2. Haga clic en Usuarios y grupos
3. Haz clic en el candado para desbloquear esta sección e ingresa la contraseña de tu Mac
4. Asegúrese de que el usuario administrador esté seleccionado en la parte superior de la lista de la izquierda
5. Debajo de la lista de la derecha, haga clic en el botón más
6. Elija una aplicación para que se abra automáticamente cuando inicie su Mac

1. Preferencias del sistema abierto
2. Desplácese hacia abajo y seleccione General
3. Elija elementos de inicio de sesión
4. Elija una aplicación para que se abra automáticamente cuando inicie su Mac

Puede tener tantas o tan pocas aplicaciones como desee. Tenga en cuenta, sin embargo, que ya hay algunas entradas en la lista. Por lo general, se trata de las llamadas aplicaciones de ayuda, utilidades que necesitan específicamente que las aplicaciones se inicien cuando se inicia la Mac. Con estas aplicaciones de ayuda y las suyas propias, puede crear una lista bastante larga de aplicaciones que ahora se abren automáticamente cuando inicia, o reinicia, su Mac. No hay nada de malo en eso, pero puede volverse irritante si abres una aplicación tras otra todos los días. Debido a esto, puede optar por iniciar una aplicación pero mantenerla oculta. Así que está lanzado, está abierto, está listo, pero no está en tu cara. Para hacer esto, marque la casilla en la columna Ocultar. Hay muchas más herramientas integradas de Apple que pueden hacer para automatizar su trabajo, pero incluso para esta simple apertura de aplicaciones, hay una alternativa. Y es muy bueno Digamos que es cierto que usas las mismas aplicaciones una y otra vez, pero es más complicado que eso. Tienes cinco que abres cada vez que trabajas para Acme Company, pero de lo contrario no las necesitas en absoluto. Y hay otro conjunto de cinco que siempre usa para todos los demás clientes. En lugar de hacer que tu Mac abra los diez cada vez, no abras ninguno de ellos. En su lugar, haz que Bunch abra esas aplicaciones, y solo cuando quieras, no cada vez que se inicie la Mac.
Bunch Bunch es típico de las herramientas de automatización de Mac, ya que comienza de manera simple, pero una vez que te enganchas, nunca dejas de explorar. Sin embargo, para este trabajo, simplemente descargue Bunch e inicie un nuevo archivo en él. Este archivo, también llamado paquete, es una lista directa de aplicaciones. Simplemente puede escribir, por ejemplo, Correo, Safari, Páginas y cualquier otra cosa que necesite, una línea a la vez. Es una lista simple y puede tener tantas listas simples como desee. Así que escriba una lista para la empresa Acme con las cinco aplicaciones para ellos y otra para todos sus otros clientes con las aplicaciones para ellos. Luego, cuando llega el momento de establecerse en Acme Co, hace clic en un botón o usa un atajo de teclado y Bunch inicia las cinco aplicaciones que necesita. Eso no suena tan conveniente o rápido como cuando las aplicaciones se abren automáticamente a primera hora de la mañana. Pero Bunch es rápido, y en Apple Silicon, abrir cinco aplicaciones se siente casi instantáneo. Bunch es Donateware, lo que significa que es gratis, pero se le pide que haga una donación para ayudar al desarrollador. Descargue y done desde el sitio web de Bunch.

Ponte un poco serio con esto

Bunch puede ser una especie de aplicación de automatización minimalista, ya que se basa en una lista directa. Pero todas las automatizaciones tienden a funcionar en listas, en pasos como este. Excepto posiblemente AppleScript. Esta es la herramienta de automatización más poderosa de Apple y ha sido parte de Mac desde System 7 en 1991.
AppleScript (guión de muestra de Curtis Clifton) Innumerables personas usan AppleScript, pero no es fácil. Está tan lejos de ser fácil que en 2005 Apple presentó Automator, una herramienta de automatización limitada pero más fácil de usar que aún puede usar hoy. Pero no. Automator no tiene suficiente entre usabilidad y rendimiento para que valga la pena investigarlo. Al menos no ahora que está a punto de salir. Y si su reemplazo, Shortcuts, ya está aquí, ya funciona y ya mejor en todos los sentidos.
Atajos Los atajos llegaron a la Mac desde el iPhone y el iPad y funcionan igual que en esos dispositivos. Sin embargo, si no lo ha usado en iOS, en última instancia es solo otra lista de pasos. Es solo que estos pasos pueden volverse cada vez más complicados. Entonces, sí, puede crear un acceso directo que abra cinco aplicaciones para Acme Co. Pero también podría crear un montón de carpetas, es decir, crear, no solo abrir. Tal vez cada vez que trabaja para una determinada empresa, cada vez que comienza una nueva tarea para ellos, crea media docena de carpetas. Deje que los accesos directos le pidan el nombre de la tarea y puede crear todas las carpetas a la vez, al mismo tiempo que incluye la tarea en el nombre. O en el otro extremo de un trabajo cuando haya terminado y esas carpetas estén llenas de cientos de documentos. Habrá algunos que tendrá que conservar, pero también puede haber tantos que estén realmente terminados y que nunca más se necesiten. En lugar de simplemente dejarlos allí y potencialmente ocupar mucho espacio en el disco, puede eliminarlos todos a mano. Hazel es una utilidad de Mac que permanece en segundo plano y supervisa el contenido de las carpetas. Por ejemplo, puede indicarle que elimine todo lo que haya en la carpeta de imágenes de Acme Co que tenga más de 1 GB y también más de un mes. Si haces eso, Hazel seguirá adelante. Configúralo y olvídalo.
Hazel Hazel cuesta $42 directamente del desarrollador Noodlesoft.

Aplicaciones de automatización pagas de terceros

Hablando de nombres de carpetas y archivos, incluso puede automatizar la asignación de nombres para ayudarlo más adelante. Por ejemplo, sabes que cada vez que creas o guardas un archivo, la Mac registra una fecha de creación y una fecha de modificación. Pero es muy fácil determinar que ha movido un archivo y que, de alguna manera, el detalle de la fecha ha desaparecido. Así que póngalo en el nombre del archivo mismo. En lugar de dejar un documento de Pages como Sin título 44, cámbiele el nombre Borrador 44 y agregue la fecha completa. Puede hacer esto escribiendo, pero este es otro caso en el que la velocidad de escribir la fecha no es nada, pero verificar la fecha es una gran distracción. En lugar de verificar si hoy es realmente viernes o no, puede usar TextExpander. En cualquier Mac que ejecute TextExpander, puede escribir las letras «fecha» y al tocar la barra espaciadora ingresará la fecha de hoy.
TextExpander TextExpander es un servicio de suscripción que comienza en $3.33 por mes. No pagaría por esto si solo agregara una fecha a un archivo de vez en cuando. Pero TextExpander siempre está presente en Mac, puede programar «ddate» en cualquier aplicación y se expandirá a la fecha correcta de hoy. Y TextExpander puede ir mucho más allá y escribir correos electrónicos estándar completos para usted.

Menciones Especiales

TextExpander es posiblemente la herramienta de automatización de Mac de terceros más fácil de usar. Puede volverse complicado y vale la pena estudiarlo, pero comienza de manera simple y viene con extensiones de texto útiles como esta fecha automática. Keyboard Maestro, por otro lado, es casi infinitamente poderoso, pero parece un poco confuso al principio. Todavía es lo mismo que crear una lista o una serie de pasos para que tu Mac trabaje.
Keyboard Maestro Pero la gran variedad de características de Keyboard Maestro es tan sorprendente como el hecho de que una aplicación tan útil puede costar tan solo $36. Sin embargo, Keyboard Maestro, TextExpander, Hazel e incluso los accesos directos y AppleScript de Apple tienen una cosa en común. Todas son herramientas de automatización de propósito general. Varían en cuanto a la amplitud y profundidad de sus características, pero cada una está diseñada para ayudarlo en términos prácticos sin importar qué aplicaciones use. Y hay otra clase de automatización que podría ser sus primeros pasos. Omni Group ha agregado lo que ellos llaman Omni Automation a todas sus aplicaciones.
Omni Automatización en OmniOutliner Desarrollado con el ex experto en automatización de Apple, Sal Soghoian, es un conjunto de herramientas extremadamente completo. Le permite personalizar de forma eficaz las aplicaciones de esquemas y tareas de la empresa, OmniFocus y OmniOutliner, así como herramientas de dibujo y gestión de proyectos. Al igual que Keyboard Maestro, Hazel y Shortcuts, la expansión de la automatización de Omni viene con toda una comunidad de usuarios. En cualquier caso, las comunidades son un recurso vivo para aprender sobre esta automatización.

Empezando

Con suerte, más aplicaciones agregarán herramientas de automatización, pero en general, los accesos directos son la mejor combinación de usabilidad y funciones en este momento. Definitivamente es para ti si estás empezando a sentir los beneficios de la automatización. Sin embargo, una vez que empiezas hay buenos y malos. Lo bueno es que no tienes que limitarte a una sola herramienta de automatización, puedes usar cualquiera de ellas o todas. Incluso puede usarlos en combinación, haciendo que Hazel active un atajo que ejecuta un script Keyboard Maestro, que luego ejecuta un AppleScript. Lo malo es que tarde o temprano te darás cuenta de que dedicas más tiempo a configurar una automatización de lo que ahorras después. Pero lo harás, te esforzarás porque es muy divertido hacer que todo esto funcione para ti.